Software per lo sviluppo, la formulazione e la conformità dei prodotti cosmetici

Il software PLM per il settore cosmetico integra in un unico sistema la formulazione, la conformità degli ingredienti, i dati dei fornitori e il packaging. Ma il motivo per cui è importante è ancora più semplice.

Una formula approvata in un mercato può non essere accettata in un altro a causa della soglia di un singolo ingrediente o di una norma di etichettatura. Qualcuno deve sapere quali prodotti sono interessati — prima del lancio, non dopo.

PLM sta per Product Lifecycle Management (gestione del ciclo di vita del prodotto). Il software PLM per il settore cosmetico è una piattaforma centralizzata che gestisce ogni fase dello sviluppo di un prodotto di bellezza o per la cura personale: formulazione, conformità degli ingredienti, collaborazione con i fornitori, confezionamento e lancio.

Il software PLM per il settore cosmetico sostituisce fogli di calcolo e strumenti disgiunti con un unico record di prodotto interconnesso.

Lo sviluppo dei prodotti cosmetici comporta una quantità di dati insolitamente elevata. Una singola formula contiene dettagli sugli ingredienti, dati sui costi, specifiche dei fornitori, documentazione sulla sicurezza e requisiti normativi che variano a seconda del mercato.

Quando questi dati risiedono in file separati, i team dedicano il loro tempo a riconciliare le versioni invece che a sviluppare i prodotti.

Trace One Devex PLM è progettato appositamente per i produttori di cosmetici e prodotti per la cura della persona. Collegando innovazione, formulazione, conformità normativa e collaborazione, aiuta i team a portare i prodotti dall’idea al mercato più rapidamente.

Un unico sistema, dall’idea allo scaffale.

Il software di formulazione cosmetica consente ai formulatori di creare e gestire formule con un controllo completo delle versioni e dettagli a livello di ingrediente, comprese le informazioni sulla distinta base.

In Trace One Devex PLM, ogni formula rimane collegata alle specifiche delle materie prime dei fornitori, ai dati sui costi e ai requisiti normativi. È proprio questo collegamento il punto fondamentale.

Quando un formulatore modifica una formula per raggiungere un obiettivo di costo o rispettare un limite di conformità, le conseguenze sono visibili nello stesso punto in cui viene apportata la modifica — non settimane dopo, in una revisione separata.

Ogni revisione viene registrata. Il risultato è una cronologia completa di come una formula si è evoluta dalla prima prova al prodotto approvato.

La Formulation Suite aggiunge strumenti progettati in base al funzionamento della ricerca e sviluppo. Il confronto avanzato delle formule mostra le differenze tra più formule o versioni affiancate.

La ricerca avanzata delle formule mette in contatto gli utenti con i prodotti esistenti più simili, in modo che il lavoro precedente venga riutilizzato anziché ricreato da zero. La formulazione basata sui requisiti esegue i controlli di conformità rispetto alla scheda tecnica del prodotto durante la formulazione — non dopo.

Il Regolamento UE sui cosmetici — Regolamento (CE) n. 1223/2009 — stabilisce un quadro più ampio per la sicurezza dei prodotti cosmetici e l’accesso al mercato. Tre obblighi sono particolarmente importanti per la gestione delle informazioni sui prodotti.

In primo luogo, il fascicolo informativo sul prodotto (Product Information File, PIF) è il dossier che comprende la descrizione del prodotto, la valutazione di sicurezza, il metodo di fabbricazione e i dati relativi agli ingredienti. Deve essere conservato in modo accessibile per dieci anni dopo l’immissione sul mercato dell’ultimo lotto.

In secondo luogo, gli ingredienti devono essere dichiarati utilizzando le denominazioni INCI — la Nomenclatura Internazionale degli Ingredienti Cosmetici.

In terzo luogo, i prodotti devono essere notificati tramite il Portale di Notifica dei Prodotti Cosmetici (CPNP) prima di essere immessi in vendita.

Un aspetto da comprendere: questo quadro normativo non è statico. Viene modificato continuamente tramite atti delegati che limitano gli ingredienti, adeguano i limiti di concentrazione e aggiungono requisiti di etichettatura. La conformità è un processo continuo, non un’autorizzazione una tantum al momento del lancio.

Trace One Devex PLM centralizza i dati relativi a formule, ingredienti e sicurezza alla base di questi obblighi. È in grado di generare automaticamente la PIF (Scheda informativa sul prodotto) e conserva i dati di prodotto necessari per la notifica al CPNP. La notifica stessa viene completata al di fuori di Devex.

Negli Stati Uniti, il Modernization of Cosmetics Regulation Act del 2022 — MoCRA — ha stabilito nuovi requisiti federali per gli stabilimenti cosmetici e i Responsabili.

I requisiti del MoCRA includono la registrazione dello stabilimento e l’elenco dei prodotti presso la FDA, la dimostrazione della sicurezza per ciascun prodotto e la segnalazione di eventi avversi gravi entro quindici giorni lavorativi — con allegata una copia dell’etichetta del prodotto.

È proprio nel requisito di segnalazione degli eventi avversi gravi previsto dal MoCRA che la gestione dei dati di prodotto smette di essere una semplice preferenza e diventa un rischio legale.

Quindici giorni lavorativi non sono sufficienti per ricostruire quale versione dell’etichetta fosse applicata a quale SKU, in quale mercato, al momento dell’incidente.

Senza una gestione coerente delle versioni delle etichette tra i diversi SKU e mercati, i team potrebbero avere difficoltà a recuperare l’etichetta corretta del prodotto e le informazioni di supporto entro il termine previsto dal MoCRA per la segnalazione.

Il MoCRA accresce l’importanza di disporre di informazioni sui prodotti accessibili e controllate. Il collegamento tra registrazioni dei prodotti, dati sugli ingredienti, etichette e stato di mercato può aiutare i team a gestire i processi di inserimento dei prodotti, di dimostrazione della sicurezza e di gestione degli eventi avversi.

Il Regolamento UE sui cosmetici e il MoCRA sono quadri normativi diversi, ma entrambi aumentano il valore di informazioni aggiornate e controllate sui prodotti — dati sugli ingredienti, schede prodotto, etichette e cronologia delle modifiche — che i team possono recuperare quando necessario.

Nel PLM cosmetico, i fornitori e i team interni operano sulla base delle stesse specifiche. I dati sulle materie prime, le schede tecniche e le schede di sicurezza sono collegati direttamente alle formule che li utilizzano.

Quando un ingrediente fornito da un fornitore cambia, è possibile identificare l’impatto sulle formule interessate. Gli reparti di approvvigionamento, formulazione e conformità possono operare sulla base degli stessi dati di prodotto controllati.

Anche la ricerca degli ingredienti è integrata. Covalo è un database di ingredienti e fornitori per il settore dei cosmetici e della cura della persona.

Grazie all’integrazione tra Trace One e Covalo, i formulatori possono cercare e selezionare tra oltre centomila ingredienti — principi attivi, emollienti, conservanti, fragranze, coloranti e tensioattivi — per poi creare schede sperimentali degli ingredienti con i dati di Covalo precompilati automaticamente, riducendo l’inserimento manuale dei dati prima di utilizzarli nelle formulazioni.

Il PLM cosmetico collega inoltre le specifiche di confezionamento e i dati delle etichette alla formula e ai relativi requisiti di conformità, in modo che le dichiarazioni riportate sulla confezione rimangano coerenti con la formula approvata.

L’implementazione di Cosmetic PLM si articola in quattro fasi.

Fase uno. Pianificazione e requisiti. Mappatura dei processi attuali, delle fonti di dati e dei requisiti di conformità, nonché definizione della configurazione e dei criteri di successo.

Fase due. Realizzazione del sistema e migrazione dei dati. Configurazione della piattaforma e trasferimento delle formule, delle specifiche e dei dati dei fornitori esistenti.

Fase tre. Test e convalida. Le formule, i flussi di lavoro e la documentazione di conformità vengono convalidati dai team che li utilizzeranno quotidianamente.

Fase quattro. Lancio e implementazione. Messa in produzione, onboarding degli utenti in tutti i siti e passaggio al supporto continuo.

Le implementazioni nel settore cosmetico aziendale durano in genere da nove a diciotto mesi. La durata dipende dall’ambito del progetto: il numero di sedi, le integrazioni richieste e la complessità dei dati da migrare.

Trace One Devex PLM riunisce i dati relativi alle formulazioni cosmetiche, alla conformità, ai fornitori e al packaging in un’unica piattaforma integrata.

Dove nascono prodotti straordinari.